Faut-il encore utiliser PowerPoint ?

PowerPoint a mauvaise presse. Des diapositives surchargées, des phrases interminables, des tableaux illisibles et un orateur qui tourne le dos à son public pour lire ce qui est projeté : nous avons tous assisté à ce genre de présentation. À l'inverse, certains revendiquent désormais des interventions sans aucun support visuel. La parole seule, le regard, la présence. Une approche qui peut fonctionner, mais qui ne convient pas à toutes les situations. Alors, faut-il encore utiliser PowerPoint ? Oui, à condition de savoir pourquoi on le fait.

Un support visuel peut être très utile. Il aide le public à se repérer dans une présentation, à suivre un raisonnement et à retenir certains éléments. Une image, un chiffre ou un schéma bien choisi peuvent aussi rendre une idée beaucoup plus concrète. Encore faut-il que le support apporte quelque chose à la parole. Le principe est simple : le support doit compléter le propos, pas le répéter. Imaginez une présentation sur les finances d'une collectivité. L'orateur explique que les dépenses de fonctionnement progressent plus vite que les recettes. Sur l'écran, une phrase reprend exactement ce qu'il vient de dire. Le public doit alors choisir entre écouter et lire. Comme il sait lire plus vite que l'orateur ne parle, il prend de l'avance, termine la lecture et attend la suite. Ou bien il décroche. À l'inverse, un graphique montrant l'évolution des dépenses et des recettes sur cinq ans apporte une information que la parole seule transmettrait plus difficilement. L'orateur peut alors commenter les écarts, expliquer leur origine et en tirer les conséquences. Le support donne à voir ; l'orateur donne à comprendre. Cette distinction change tout.

Le phénomène est assez facile à observer. Plus les diapositives sont chargées, plus le public regarde l'écran. L'orateur finit par commenter son propre document, parfois en lisant des phrases que tout le monde a déjà sous les yeux. La posture en dit long également. L'orateur reste-t-il tourné vers son public ? Ou passe-t-il son temps à regarder l'écran, à chercher la ligne suivante et à vérifier que sa diapositive s'affiche correctement ? Dans le second cas, le support a pris le dessus. L'orateur n'anime plus une présentation : il accompagne la lecture d'un document. La question qui finit souvent par tomber est révélatrice : « Vous nous enverrez le support après ? » Autrement dit : le public renonce à suivre l'intervention en direct et compte sur le document pour récupérer les informations plus tard. Et l'orateur perd progressivement son auditoire.

Un support de présentation n'est donc pas nécessairement un bon document à envoyer après la réunion. Les deux répondent à des usages différents. Le premier accompagne une prise de parole ; le second doit pouvoir être consulté de façon autonome. Si votre public a besoin d'un compte rendu détaillé, mieux vaut le préparer séparément.

Il n'est pas nécessaire de maîtriser tous les secrets du design pour améliorer ses présentations. Quelques règles permettent déjà d'éviter les erreurs les plus courantes. La première consiste à retenir que ce qui est écrit n'a pas besoin d'être dit. Si vous affichez une phrase complète et que vous la lisez ensuite à voix haute, vous faites travailler votre public deux fois sur la même information. Préférez quelques mots-clés, un chiffre ou une formulation courte qui accompagne votre explication. Gardez vos phrases et vos arguments pour l'oral. Le test est simple : si vous pouvez lire toute la diapositive mot à mot, elle contient probablement trop de texte.

Une diapositive doit aussi pouvoir être comprise en quelques secondes. Votre public n'a pas à mener une enquête pour comprendre ce qu'il regarde. Un titre précis, une information principale et une présentation lisible suffisent souvent. Essayez ce test : affichez votre diapositive pendant dix secondes, puis masquez-la. Que reste-t-il ? Si vous ne pouvez pas en restituer le message essentiel, il faut sans doute la simplifier. Attention également à la taille des caractères. Une présentation lisible sur l'écran d'un ordinateur peut devenir presque illisible dans une salle de réunion. Les contrastes, la taille des textes et la quantité d'informations doivent être adaptés aux conditions de projection.

Avant de créer une diapositive, complétez cette phrase : « Cette diapositive sert à montrer que… » Si vous avez du mal à la terminer, c'est probablement que vous n'avez pas encore défini son rôle. Un seul message ne signifie pas nécessairement trois mots sur un fond blanc. Un graphique peut comporter plusieurs données, à condition qu'elles servent toutes la même démonstration. Une photographie peut occuper tout l'écran si elle illustre précisément ce que vous racontez. Le choix du contenu dépend du message. Pas l'inverse.

Le choix du visuel compte également. Une carte permet de situer un territoire. Une photographie montre une réalité de terrain. Un graphique fait apparaître une évolution ou un écart. Un schéma rend visible une organisation ou une relation entre plusieurs éléments. Ce sont de bons usages du support, parce qu'ils facilitent la compréhension. À l'inverse, une image décorative qui n'a aucun rapport précis avec le propos occupe de la place sans aider le public. Il en va de même pour les animations qui font entrer les mots un par un sans raison particulière. Chaque élément affiché doit avoir une fonction.

Le support enfin doit suivre le rythme de la parole. Une diapositive trop dense demande du temps pour être lue. Une succession de diapositives qui défilent rapidement empêche le public de fixer son attention. À l'inverse, une slide qui reste affichée longtemps alors que le sujet est déjà traité peut donner une impression de flottement. Il faut donc répéter sa présentation à voix haute, avec le support, et vérifier que les deux avancent au même rythme. Pensez aussi aux transitions. Une diapositive peut marquer la fin d'une idée, annoncer un changement de sujet ou souligner un chiffre déterminant. Elle joue alors le rôle d'un signe de ponctuation dans votre intervention : elle permet de respirer, de relancer ou de marquer un temps d'arrêt.

Toutes les prises de parole n'ont pas besoin d'un support. Pour une annonce importante, une réponse à une question délicate ou un échange avec un petit groupe, l'écran peut même devenir un obstacle. Le public doit pouvoir regarder l'orateur, percevoir ses réactions et suivre son raisonnement sans être tenté de lire autre chose. À d'autres moments, une seule image ou un chiffre affiché au bon instant peut suffire à donner du relief à une intervention. Tout dépend de ce que vous avez à faire comprendre et de la manière dont vous voulez conduire votre public jusqu'à ce point. C'est d'ailleurs une bonne manière de préparer une présentation : commencez par construire votre discours. Définissez votre objectif, votre message principal et les étapes de votre raisonnement. Demandez-vous ensuite où un visuel pourrait aider le public à comprendre, à se repérer ou à mémoriser une information. Vous verrez que certaines diapositives deviennent inutiles. D'autres prennent davantage de valeur, parce qu'elles ont désormais une fonction précise. PowerPoint reste un outil utile. Mais il ne remplacera jamais le travail de préparation de l'orateur. Savoir quoi dire, à qui et dans quel but demeure le point de départ. Le support vient ensuite, au service de cette intention.